Qua khảo sát, rà soát tại các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường trên địa bàn tỉnh cho thấy còn tồn đọng khối lượng lớn tài liệu hình thành trước ngày 1/7/2025 chưa được chỉnh lý theo quy định. Nhiều tài liệu vẫn trong tình trạng bó gói, tích đống, chưa được phân loại, xác định giá trị và lập hồ sơ hoàn chỉnh. Một số tài liệu được bảo quản trong điều kiện kho tàng, trang thiết bị chưa bảo đảm yêu cầu; nhiều tài liệu đã có dấu hiệu xuống cấp như ố vàng, giòn gãy, mờ chữ, hư hại do côn trùng, nấm mốc.

Theo Kế hoạch, tổng khối lượng tài liệu tồn đọng cần chỉnh lý trên địa bàn tỉnh khoảng 46.080,35 mét giá, tương đương hơn 230,4 triệu trang tài liệu. Trong đó, tài liệu cấp tỉnh là 5.274,39 mét giá; cấp huyện trước đây 19.448,38 mét giá và cấp xã trước đây 21.357,58 mét giá.

Việc triển khai Kế hoạch nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp. Sau sắp xếp, nhiều cơ quan, địa phương tiếp nhận khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu, trong khi điều kiện kho lưu trữ, cơ sở vật chất và nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều khó khăn.

Theo mục tiêu đề ra, đến hết năm 2026, tỉnh hoàn thành khảo sát, thống kê, phân loại sơ bộ toàn bộ khối tài liệu cấp huyện trước đây đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; giai đoạn 2027 - 2028 tổ chức chỉnh lý khoảng 4.000 mét giá tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và giá trị lịch sử. Đối với các sở, ban, ngành, phấn đấu hoàn thành chỉnh lý toàn bộ tài liệu tồn đọng hình thành trước ngày 1/7/2025 vào năm 2030.

UBND các xã, phường có trách nhiệm xây dựng lộ trình chỉnh lý tài liệu phù hợp với điều kiện thực tế, bảo đảm hoàn thành theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024. Sau khi chỉnh lý, 100% tài liệu phải được lập công cụ tra cứu, bảo quản khoa học, đủ điều kiện phục vụ khai thác, sử dụng và số hóa; đồng thời thực hiện giao nộp đầy đủ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Đối với khối tài liệu cấp huyện trước đây, trong năm 2026 sẽ thực hiện bóc tách, xử lý, phân loại sơ bộ 19.448,38 mét giá tài liệu; giai đoạn 2027 - 2028 hoàn thành chỉnh lý khoảng 4.000 mét giá tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và giá trị lịch sử. Tổng kinh phí thực hiện dự kiến hơn 27 tỷ đồng từ ngân sách tỉnh.

UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì tham mưu, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch; chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu cấp huyện trước đây. Sở Tài chính tham mưu bố trí kinh phí thực hiện; các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường tổ chức rà soát, thống kê, xây dựng kế hoạch, bố trí nguồn lực để chỉnh lý, bảo quản và giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định.