Người dân tới làm hồ sơ, thủ tục tại Trung tâm phục vụ hành chính công phường Diên Hồng

Để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục các hạn chế nêu trên, bảo đảm công tác hộ tịch vận hành thông suốt, hiệu quả, tạo thuận lợi cho người dân, UBND tỉnh yêu cầu Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với UBND cấp xã rà soát toàn bộ dữ liệu hộ tịch (bao gồm dữ liệu số hóa và dữ liệu từ năm 2016 đến nay) trên cơ sở sổ hộ tịch lưu trữ tại địa phương; bảo đảm dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT). Bên cạnh đó, hướng dẫn UBND cấp xã thực hiện đúng thẩm quyền khi giải quyết thủ tục hộ tịch; kịp thời xử lý, tổng hợp và báo cáo UBND tỉnh các khó khăn, vướng mắc phát sinh.

Khẩn trương tổ chức triển khai thực hiện đầy đủ thẩm quyền đã được Chủ tịch UBND tỉnh phân cấp tại Quyết định số 19/2025/QĐ-CTUBND ngày 09/9/2025 về phân cấp thẩm quyền thực hiện một số nhiệm vụ trong lĩnh vực hộ tịch trên địa bàn tỉnh Gia Lai; đặc biệt là việc thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch trái quy định và việc phê duyệt, khôi phục dữ liệu hộ tịch điện tử, bảo đảm xử lý nhanh chóng, kịp thời, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân. Tổ chức quán triệt việc sử dụng bản điện tử giấy tờ hộ tịch và giấy tờ cá nhân trên VNeID, không yêu cầu nộp bản sao khi pháp luật đã quy định chấp nhận bản điện tử hoặc bản chụp kèm bản chính. Chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh và Sở Khoa học và Công nghệ bảo đảm việc kết nối, liên thông, đồng bộ dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan; định kỳ rà soát, cập nhật kịp thời thông tin thay đổi để bảo đảm dữ liệu chính xác, thống nhất.

Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp Sở Tư pháp điều chỉnh, chuẩn hóa các biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký hộ tịch trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh, bảo đảm đúng quy định tại Thông tư số 03/2023/TT-BTP và các quy định hiện hành. Đồng thời, kiểm tra, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, đường truyền, máy tính và thiết bị theo khuyến nghị tại Văn bản số 1993/BTP-HTQTCT ngày 19/4/2025 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn, khuyến nghị nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ công tác hộ tịch. Bảo đảm hệ thống kết nối ổn định, thông suốt giữa phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp và Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.

Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và UBND các xã, phường rà soát, tham mưu UBND tỉnh bố trí đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch, bảo đảm đủ về số lượng, đúng tiêu chuẩn, trình độ theo quy định của Luật Hộ tịch và pháp luật liên quan. Phối hợp Sở Tư pháp tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho công chức, bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn triển khai mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

Đoàn viên, thanh niên hỗ trợ, hướng dẫn người dân làm hồ sơ, thủ tục tại Trung tâm phục vụ hành chính công tại phường PLeiku

UBND tỉnh cũng yêu cầu UBND các xã, phường thực hiện nghiêm việc cập nhật, quản lý và khai thác dữ liệu hộ tịch điện tử; khẩn trương, chủ động phối hợp với Sở Tư pháp trong xử lý các sai sót dữ liệu. Không gửi công văn, lập đề nghị sửa sai sót dữ liệu hộ tịch, hủy hồ sơ đăng ký hộ tịch trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử gửi Bộ Tư pháp. Bố trí công chức hộ tịch bảo đảm đủ số lượng, đúng tiêu chuẩn, trình độ theo quy định. Thực hiện tiếp nhận, giải quyết và ký giấy tờ hộ tịch đúng thẩm quyền; trường hợp ký thừa ủy quyền phải tuân thủ quy định của Chính phủ về công tác văn thư. Tuyệt đối không yêu cầu công dân nộp bản sao giấy tờ hộ tịch trong trường hợp pháp luật đã cho phép dùng bản điện tử hoặc bản chụp kèm bản chính trên VNeID. Cùng với đó, tăng cường tuyên truyền, phổ biến đến người dân về giá trị pháp lý của dữ liệu, giấy tờ hộ tịch điện tử; hướng dẫn người dân sử dụng VNeID và các dịch vụ công trực tuyến trong đăng ký, khai thác thông tin hộ tịch, nhằm thay đổi thói quen sử dụng bản giấy, tạo thuận lợi trong quá trình giao dịch hành chính