Theo chỉ đạo của UBND tỉnh, việc triển khai Hệ thống Văn phòng điện tử sẽ từng bước thay thế phương thức trao đổi công việc thủ công, giúp các nhiệm vụ, chỉ đạo của UBND cấp xã được chuyển đến Trưởng thôn, Trưởng khu phố nhanh chóng, kịp thời và thuận tiện. Thông qua Hệ thống, Trưởng thôn, Trưởng khu phố có thể tiếp nhận nhiệm vụ, trao đổi công việc, gửi báo cáo, phản hồi kết quả thực hiện và khai thác các chức năng phục vụ công tác quản lý tại cơ sở.

UBND tỉnh giao Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ cùng các cơ quan, đơn vị liên quan hoàn thiện mô hình tổ chức, quy trình nghiệp vụ và các chức năng của Hệ thống, bảo đảm hoàn thành trong tháng 8/2026. Đồng thời, xây dựng quy trình thống nhất về giao việc, chuyển văn bản điện tử, yêu cầu báo cáo, theo dõi và xác nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ giữa UBND cấp xã với Trưởng thôn, Trưởng khu phố.

Đáng chú ý, các báo cáo và thông tin trao đổi từ Trưởng thôn, Trưởng khu phố gửi đến UBND cấp xã thông qua Hệ thống sẽ không yêu cầu ký số và không thực hiện vào số văn bản theo quy định về công tác văn thư, qua đó tạo thuận lợi trong quá trình trao đổi, xử lý công việc ở cơ sở.

Bên cạnh đó, Văn phòng UBND tỉnh sẽ tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng tài khoản cho UBND các xã, phường; xây dựng tài liệu hướng dẫn thống nhất để các địa phương tiếp tục tập huấn cho 100% Trưởng thôn, Trưởng khu phố trước khi triển khai chính thức trên phạm vi toàn tỉnh. Đồng thời, thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện, kịp thời tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo tháo gỡ khó khăn, hoàn thiện Hệ thống đáp ứng yêu cầu thực tiễn.

Sở Khoa học và Công nghệ được giao phối hợp nâng cấp Hệ thống, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin và vận hành ổn định. Chủ tịch UBND các xã, phường chịu trách nhiệm tổ chức triển khai tại địa phương; rà soát, cập nhật đầy đủ danh sách Trưởng thôn, Trưởng khu phố; thiết lập tài khoản và chỉ đạo công tác tập huấn, hướng dẫn sử dụng, bảo đảm đội ngũ Trưởng thôn, Trưởng khu phố sử dụng thành thạo Hệ thống trong thực hiện nhiệm vụ và trao đổi công việc với chính quyền địa phương.

Việc triển khai Hệ thống Văn phòng điện tử đến cấp thôn, khu phố được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của chính quyền địa phương hai cấp, rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng cường tính công khai, minh bạch và tạo nền tảng quan trọng cho quá trình xây dựng chính quyền số, hướng tới phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn.