"Hệ thống chồng hệ thống" và áp lực từ thực tiễn

Theo báo cáo tổng hợp của Bộ Tư pháp, quá trình chuyển đổi số tại Bộ phận Một cửa các cấp đang đối mặt với tình trạng "hệ thống chồng hệ thống". Cán bộ tại Trung tâm phục vụ hành chính công phải tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đồng thời trên 10 phần mềm chuyên ngành khác nhau, đối mặt với hệ thống thiếu ổn định vào giờ cao điểm và bất cập từ giới hạn dung lượng tệp đính kèm 25MB cản trở việc nộp các hồ sơ lớn như bản vẽ kỹ thuật.

Tại tỉnh Gia Lai, thực trạng này đang diễn ra hết sức rõ nét khi cán bộ tại Bộ phận Một cửa phải thao tác song song trên Hệ thống của tỉnh, Hệ thống tập trung cấp bộ, Cổng Dịch vụ công quốc gia và các phần mềm chuyên ngành. Tình trạng này khiến cán bộ phải liên tục tra cứu, đối chiếu thông tin trên nhiều hệ thống, thậm chí phải nhập lại dữ liệu hoặc tải lại thành phần hồ sơ, làm tăng đáng kể thời gian tiếp nhận.

Số liệu thực tế phản ánh rõ sự phân hóa trong năng lực đáp ứng của các nền tảng: từ ngày 01/01/2026 đến ngày 15/5/2026, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh Gia Lai vẫn đóng vai trò "xương sống" khi tiếp nhận tới 338.923 hồ sơ (chiếm 89,7% tổng số hồ sơ toàn tỉnh), giải quyết thành công 320.289 hồ sơ. Trong khi đó, các hệ thống tập trung cấp bộ, ngành mới tiếp nhận 38.885 hồ sơ (chiếm 10,3%). Không những vậy, Gia Lai còn gặp khó khăn lớn trong khâu thanh toán trực tuyến do hệ thống của Bộ Tư pháp và Bộ Tài chính sử dụng kênh riêng không qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, gây vướng mắc trong công tác đối soát phí, lệ phí. Bên cạnh đó, các biểu mẫu phiếu điện tử theo quy định hiện chưa hỗ trợ ký số trực tiếp trên hệ thống cấp bộ và thường xuyên xảy ra lỗi.

Đứt gãy thông tin và rủi ro mất đi tính chủ động

Từ báo cáo của Bộ Tư pháp đã chỉ ra rằng, sự thiếu linh hoạt của hệ thống tập trung (được cấu hình mặc định cho toàn quốc) đang làm triệt tiêu tính chủ động của địa phương đối với các quy trình phân cấp đặc thù, đồng thời không cung cấp được các bảng thống kê tổng hợp để lãnh đạo địa phương điều hành.

Tương đồng với nhận định này, UBND tỉnh Gia Lai đánh giá các chức năng báo cáo đặc thù, thống kê quản trị nội bộ và các tiện ích số phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của tỉnh chưa được hệ thống tập trung cấp bộ đáp ứng đầy đủ. Việc xử lý hồ sơ phân tán trên nhiều nền tảng gây khó khăn lớn trong việc tổng hợp số liệu kịp thời và thống nhất. Đặc biệt, nhiều TTHC có tính chất đặc thù gắn với quy trình phối hợp liên thông tại địa phương, hoặc các thủ tục có tần suất phát sinh lớn tại cấp xã như Chứng thực, Đất đai, Hộ tịch vẫn chưa bảo đảm đồng bộ dữ liệu hai chiều với hệ thống cấp bộ. Sự đứt gãy này mang đến nguy cơ bỏ sót trạng thái hồ sơ hoặc chậm cập nhật tiến độ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người dân.

Lộ trình chuyển tiếp thận trọng: Lấy sự thông suốt làm nguyên tắc tối thượng

Để giải quyết căn cơ các rào cản kỹ thuật, song song với việc Bộ Công an, Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ Tư pháp đang đẩy mạnh hoàn thiện hạ tầng, nền tảng giám sát theo kiến nghị chung, tỉnh Gia Lai đã chủ động vạch ra một phương án chuyển tiếp khoa học.

UBND tỉnh Gia Lai thống nhất chủ trương hoàn thành giai đoạn kiểm thử vào ngày 30/6/2026 và vận hành chính thức Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tập trung từ ngày 01/7/2026. Dù vậy, với quan điểm "không làm gián đoạn dịch vụ", tỉnh đề xuất nguyên tắc chỉ dừng chức năng tương ứng trên hệ thống cũ khi hệ thống mới đã hoàn toàn sẵn sàng và đáp ứng đầy đủ yêu cầu kết nối. Gia Lai kiên quyết bảo lưu việc cho phép duy trì hệ thống giải quyết TTHC cấp tỉnh như một kênh dự phòng kỹ thuật và là công cụ quản trị dữ liệu thiết yếu của địa phương.

Nhằm bảo đảm quyền chủ động trong điều hành kinh tế - xã hội, tỉnh đề nghị các bộ, ngành chủ quản phải bảo đảm địa phương được phân quyền khai thác đầy đủ dữ liệu hồ sơ phát sinh trên địa bàn. Để ngăn chặn rủi ro đứt gãy hệ thống, Gia Lai cũng kiến nghị Trung ương cần thiết lập cơ chế hỗ trợ kỹ thuật thống nhất, có đầu mối tiếp nhận 24/7 đối với các sự cố nghiêm trọng, kèm theo cam kết thời gian xử lý rõ ràng.

Chuyển đổi số là một lộ trình không thể đảo ngược, song sự dịch chuyển từ cấu trúc phân tán sang tập trung đòi hỏi một bước đệm hoàn hảo về mặt công nghệ. Bằng sự cẩn trọng, bám sát thực tiễn cơ sở, Gia Lai đang thể hiện tinh thần trách nhiệm cao nhất, bảo đảm mọi nhịp đập của nền hành chính số luôn thông suốt, hướng tới phục vụ người dân, doanh nghiệp một cách toàn diện và minh bạch.

Quang cảnh buổi tập huấn rà soát, hoàn thiện điều kiện vận hành ổn định Cổng Dịch vụ công quốc gia