Đưa AI vào từng khâu xử lý hồ sơ

Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai, Văn phòng UBND tỉnh đã phối hợp với Sở Nông nghiệp và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh nghiên cứu, xây dựng, huấn luyện và đưa vào sử dụng công cụ AI hỗ trợ nghiệp vụ trong lĩnh vực đất đai. Công cụ được phát triển trên cơ sở hệ thống văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực, quy trình giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh và kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình xử lý hồ sơ. Đối tượng sử dụng là cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp thực hiện các khâu tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định và giải quyết thủ tục hành chính về đất đai.

Thay vì mất nhiều thời gian tìm kiếm, đối chiếu từng quy định, cán bộ có thể sử dụng công cụ để tra cứu căn cứ pháp lý, kiểm tra thành phần hồ sơ, tham khảo quy trình và hướng xử lý đối với các tình huống phát sinh. Việc ứng dụng AI được kỳ vọng hỗ trợ phát hiện sớm những thiếu sót ngay từ khâu tiếp nhận, hạn chế tình trạng yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Để công cụ được vận hành thống nhất, Văn phòng UBND tỉnh đã ban hành văn bản hướng dẫn, tổ chức tập huấn, thường xuyên cập nhật dữ liệu, đồng thời đặt ra yêu cầu về bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

UBND các xã, phường được yêu cầu trang bị tài khoản phù hợp, phân công cán bộ sử dụng công cụ trong quá trình giải quyết hồ sơ đất đai; việc khai thác phải đúng mục đích, bảo đảm an toàn, tiết kiệm và hiệu quả.

Hơn 600 hồ sơ được xử lý với sự hỗ trợ của AI

Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Gia Lai, từ ngày 29/5 đến ngày 18/7/2026, toàn tỉnh có 620 hồ sơ thủ tục hành chính đất đai được xử lý với sự hỗ trợ của công cụ AI. Riêng trong 18 ngày đầu tháng 7, số hồ sơ có ứng dụng công cụ là 294.

Một số địa phương duy trì việc sử dụng tương đối thường xuyên, gồm xã An Nhơn Tây, phường Quy Nhơn Tây, xã Chư Pưh, xã Ia Hrung, xã Ia Sao, phường An Bình, xã Bình Phú, xã Phú Túc, phường An Nhơn, xã Ia Ko, xã Đak Pơ, xã Canh Vinh, xã Ia Tôr và phường Hoài Nhơn Đông.

Phản hồi từ cơ sở cho thấy công cụ bước đầu phát huy hiệu quả trong tra cứu quy định pháp luật, đối chiếu thành phần hồ sơ và hỗ trợ xử lý các tình huống nghiệp vụ. Đối với những hồ sơ có nhiều nội dung cần kiểm tra, AI giúp rút ngắn thời gian nghiên cứu, đồng thời cung cấp thêm cơ sở để cán bộ xem xét trước khi đưa ra phương án xử lý.

Tuy nhiên, kết quả do công cụ đưa ra chỉ mang tính chất hỗ trợ. Việc thẩm định, quyết định phương án giải quyết và chịu trách nhiệm đối với hồ sơ vẫn thuộc về cán bộ, cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Cùng với quá trình sử dụng, các cơ quan chuyên môn tiếp tục cập nhật dữ liệu, bổ sung nội dung hướng dẫn và ghi nhận những tình huống phát sinh từ thực tế. Đây là cơ sở để từng bước nâng cao khả năng phản hồi và độ chính xác của công cụ.

Việc triển khai chưa đồng đều

Mặc dù đã có kết quả bước đầu, mức độ ứng dụng AI giữa các địa phương còn chênh lệch. Đến ngày 18/7, có 28 trong tổng số 62 xã, phường chưa phát sinh hồ sơ sử dụng công cụ; 12 địa phương chưa hoàn thành việc trang bị tài khoản ChatGPT thương mại phục vụ công việc.

Sau khi Văn phòng UBND tỉnh ban hành văn bản đôn đốc, số địa phương phát sinh hồ sơ sử dụng AI đã tăng lên 34 đơn vị. Kết quả này cho thấy việc triển khai có chuyển biến, song chưa đáp ứng yêu cầu đồng bộ trên toàn tỉnh.

Qua khảo sát, một số địa phương cho biết còn khó khăn về kinh phí trang bị tài khoản, kỹ năng khai thác AI của cán bộ chưa đồng đều, trong khi nhân lực thực hiện nhiệm vụ tại cơ sở thường xuyên phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực. Những giới hạn của tài khoản miễn phí cũng gây khó khăn khi xử lý tài liệu có dung lượng lớn hoặc các tình huống nghiệp vụ chuyên sâu.

Bên cạnh nguyên nhân khách quan, công tác chỉ đạo tại một số địa phương chưa quyết liệt; việc bố trí kinh phí, phân công đầu mối theo dõi và tổ chức sử dụng công cụ còn chậm. Đây được xác định là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ triển khai chung.

Nhiều xã, phường đề nghị tỉnh tiếp tục tổ chức tập huấn theo hướng thực hành, tập trung vào cách đặt yêu cầu, kiểm tra kết quả do AI cung cấp, khai thác văn bản chuyên ngành và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình sử dụng.

                                                                                                                                                          Ảnh minh họa

Xây dựng kho dữ liệu chuyên ngành đất đai

Trong thời gian tới, tỉnh Gia Lai xác định tiếp tục đưa AI trở thành công cụ hỗ trợ thường xuyên trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định và giải quyết hồ sơ đất đai, tránh triển khai mang tính hình thức hoặc chỉ sử dụng trong một số thời điểm. Các địa phương chưa trang bị tài khoản ChatGPT thương mại được yêu cầu khẩn trương hoàn thành, đồng thời tổ chức quản lý tập trung, kiểm soát mục đích sử dụng và bảo đảm an toàn dữ liệu.

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm là xây dựng nguồn dữ liệu chuyên ngành có chất lượng. Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh được giao xây dựng Bộ tài liệu tri thức chuyên gia về đất đai, gồm hệ thống văn bản pháp luật còn hiệu lực, quy trình nghiệp vụ, các tình huống thực tiễn và phương án xử lý đối với những vụ việc khó, phức tạp. Nguồn tài liệu này sẽ được sử dụng làm cơ sở dữ liệu phục vụ huấn luyện công cụ, góp phần nâng cao độ chính xác, tính thống nhất và khả năng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ tại cơ sở.

Việc ứng dụng AI trong giải quyết thủ tục hành chính đất đai là một bước đi mới trong tiến trình chuyển đổi số của tỉnh Gia Lai. Tuy nhiên, hiệu quả của công cụ không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn gắn chặt với chất lượng dữ liệu, năng lực của đội ngũ cán bộ và trách nhiệm tổ chức thực hiện của từng cơ quan, đơn vị. Khi được triển khai đồng bộ, kiểm soát chặt chẽ và cập nhật thường xuyên, AI có thể trở thành trợ lý nghiệp vụ hữu ích, góp phần rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, nâng cao tính thống nhất trong áp dụng quy định và cải thiện chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.