1. Cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan trong nước của Bộ Ngoại giao (mã số 2.002352).

2. Gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (không gắn chip điện tử) tại cơ quan trong nước của Bộ Ngoại giao (mã số 2.002353).

3. Cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực tại cơ quan trong nước của Bộ Ngoại giao (mã số 2.002354).

Việc đưa 03 thủ tục này lên môi trường trực tuyến toàn trình không chỉ giúp giảm thời gian, chi phí đi lại của người dân, mà còn tạo điều kiện cho các cơ quan, đơn vị chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian công tác, đảm bảo tiến độ các nhiệm vụ đối ngoại của Nhà nước.

Theo thông báo của Cục Lãnh sự, việc triển khai trực tuyến toàn trình được thực hiện đồng thời với hình thức tiếp nhận trực tiếp như hiện nay. Tuy nhiên, hình thức trực tuyến được khuyến khích sử dụng rộng rãi vì tính thuận tiện, minh bạch và giảm đáng kể thủ tục giấy tờ. Các thủ tục nêu trên được tích hợp, xử lý thông qua Cổng Dịch vụ công Bộ Ngoại giao tại địa chỉ dichvucong.mofa.gov.vn.

Người thực hiện chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản định danh VNeID, điền tờ khai điện tử, tải các giấy tờ liên quan dưới dạng bản điện tử, ký số theo quy định và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ hoàn toàn trên môi trường mạng.

Đối tượng áp dụng là người thuộc diện được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. Các loại giấy tờ như tờ khai, quyết định cử đi công tác nước ngoài đều phải được thực hiện dưới dạng điện tử, ký số, đáp ứng yêu cầu của môi trường số hiện nay.

Quy trình thực hiện trực tuyến được thiết kế rõ ràng, thuận tiện:

1. Truy cập và đăng nhập hệ thống

Người đề nghị truy cập Cổng dịch vụ công Bộ Ngoại giao, đăng nhập bằng tài khoản VNeID – phương thức xác thực chính thức và an toàn.

2. Chọn thủ tục cần thực hiện

Tại mục danh sách thủ tục hành chính, chọn cơ quan thực hiện là Cục Lãnh sự Việt Nam, sau đó lựa chọn đúng thủ tục thuộc nhu cầu của mình và nộp hồ sơ trực tuyến.

3. Hoàn thiện tờ khai và tải lên hồ sơ điện tử

Hệ thống cho phép người dùng khai báo trực tuyến, tải lên các giấy tờ như:

• Quyết định cử đi công tác nước ngoài đã ký số.
• Ảnh chân dung điện tử theo tiêu chuẩn.
• Bản scan căn cước công dân.
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu từng thủ tục.

Riêng với thủ tục cấp và gia hạn hộ chiếu, nếu tờ khai đã được đơn vị quản lý xác nhận điện tử, người thực hiện không cần đến trực tiếp để xác nhận lại.

4. Kiểm tra và gửi hồ sơ

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người sử dụng kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi gửi đi. Khi hồ sơ được tiếp nhận, người dùng sẽ nhận email thông báo tự động từ hệ thống.

5. Thanh toán lệ phí và nhận kết quả

Khi hồ sơ đã được xử lý, người đề nghị sẽ nhận thông báo thanh toán lệ phí qua mã QR. Kết quả sẽ được trả theo phương thức đã chọn trên hệ thống, đảm bảo kịp thời và đúng quy định.

Cục Lãnh sự cũng bố trí đường dây hỗ trợ (024.3799.2309) để giải đáp mọi vướng mắc trong quá trình thực hiện. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hệ thống sẽ gửi email hướng dẫn, người dùng chỉ cần đăng nhập và bổ sung trực tuyến, không phải đi lại nhiều lần.