Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) là công cụ giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước nâng cao chất lượng phục vụ công dân, tổ chức thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin để tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC và công khai tình trạng giải quyết hồ sơ.

Việc ứng dụng Hệ thống thông tin giải quyết TTHC đóng vai trò quan trọng trong công tác cải cách hành chính, tạo đột phá về chất lượng phục vụ và tăng cường sự giám sát của nhân dân đối với hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.

Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tập trung cấp bộ, cấp tỉnh bao gồm 05 thành phần kết nối chặt chẽ với nhau, cụ thể:

(1) Cổng Dịch vụ công quốc gia: Là đầu mối duy nhất để người dân và doanh nghiệp truy cập, thực hiện dịch vụ công trực tuyến và theo dõi kết quả;

(2) Hệ thống điều phối giải quyết TTHC: Là một thành phần của Cổng Dịch vụ công quốc gia, đóng vai trò “trạm trung chuyển” để điều phối, theo dõi và hỗ trợ quá trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ giữa các bộ, ngành và địa phương;

(3) Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp Bộ (tập trung): Mỗi bộ, ngành duy trì duy nhất một hệ thống tập trung, vận hành thống nhất từ Trung ương đến cấp tỉnh, cấp xã. Hệ thống này bao gồm các quy trình điện tử và biểu mẫu tương tác (eForm) chuẩn hóa;

(4) Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp tỉnh: Tiếp tục được duy trì để nhận đồng bộ dữ liệu từ hệ thống của Bộ, giúp địa phương tra cứu, khai thác và quản lý nhà nước tại địa bàn;

(5) Phần mềm và Cơ sở dữ liệu (CSDL) chuyên ngành: Các phần mềm xử lý nghiệp vụ sâu (như đất đai, thuế, bảo hiểm...) được tích hợp với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính qua các cổng kết nối API.

Một trong những nguyên tắc vận hành cốt lõi cần lưu ý là cán bộ, người dân và doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh điện tử quốc gia (VNeID) làm phương thức duy nhất để đăng nhập và thực hiện các giao dịch trên Hệ thống.

Ảnh minh hoạ

Theo Quyết định này, Văn phòng UBND tỉnh được giao 08 nhiệm vụ; các sở, ngành được giao 11 nhiệm vụ và UBND các phường/xã được giao 06 nhiệm vụ triển khai Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung cấp bộ, cấp tỉnh.

Đối với Văn phòng UBND tỉnh, trong ngày 25/12/2025, phải hoàn thành việc tham mưu, thành lập Tổ công tác điều phối triển khai Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tập trung cấp bộ, cấp tỉnh (gọi tắt là: Hệ thống tập trung), thành phần gồm: Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Phục vụ hành chính công, đầu mối các sở, ngành; các đơn vị cung cấp phần mềm. Đến 31/12/2025, Văn phòng chỉ đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công thực hiện nghiêm việc phân công nhân viên BCCI tiếp nhận hồ sơ trực tiếp và trực tuyến đối với các TTHC triển khai trên Hệ thống tập trung theo Thông báo của Văn phòng UBND tỉnh.

Văn phòng UBND tỉnh còn có nhiệm vụ phối hợp với Sở, ngành, các doanh nghiệp cung cấp hệ thống quản lý tài khoản quản trị được cấp, chủ động thay đổi, điều chỉnh cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp tham gia giải quyết TTHC tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh.

Theo lộ trình của Bộ chủ quản hệ thống, Văn phòng UBND tỉnh cùng Sở, ngành, các DN cung cấp hệ thống phối hợp với Bộ, ngành chuyển đổi dữ liệu từ Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh (Hệ thống VNPT - iGate) sang Hệ thống tập trung; làm đầu mối kết nối các Kiosk giải quyết TTHC với Hệ thống tập trung.

Ngoài ra, Văn phòng có trách nhiệm thông báo chấm dứt việc sử dụng Hệ thống VNPT-iGate tỉnh Gia Lai trong công tác giải quyết hồ sơ TTHC cấp tỉnh, cấp xã trên cơ sở đề xuất của sở, ngành. Tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức cấp tỉnh, cấp xã về Hệ thống tập trung, Hệ thống điều phối và các hệ thống phần mềm chuyên ngành khác theo đề xuất của các sở, ngành, địa phương. Công khai, tuyên truyền cẩm nang điện tử do các sở, ngành cung cấp để cán bộ, công chức, viên chức có thể tự học, tự tra cứu trong quá trình vận hành hệ thống tập trung theo đề xuất của sở.

Ảnh minh hoạ

Đối với các sở, ngành, trong ngày 25/12/2025, phải phân công đầu mối kỹ thuật để phối hợp, làm việc trực tiếp với Bộ, ngành trong quá trình triển khai Hệ thống tập trung; chủ trì, phối hợp với Trung tâm và các phường, xã tổng hợp, cung cấp đầy đủ thông tin người dùng Hệ thống tập trung; tài khoản thụ hưởng theo yêu cầu của Bộ chủ quản; tạo các nhóm zalo phản ứng nhanh, hỗ trợ khắc phục các vướng mắc trong quá trình vận hành các hệ thống (thành phần bao gồm, cán bộ đầu mối: của đơn vị, Bộ, ngành chủ quản hệ thống, Văn phòng UBND tỉnh, UBND các phường, xã và các doanh nghiệp cung cấp hệ thống); công khai số điện thoại đường dây nóng hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các địa phương.

Trong ngày 26/12/2025, các sở, ngành phân công công chức, viên chức thực hiện nghiêm việc giải quyết hồ sơ đối với các TTHC triển khai trên Hệ thống tập trung theo Thông báo của Văn phòng UBND tỉnh. Trong đó, các sở, ngành cần lưu ý đối với các TTHC đã triển khai trên Hệ thống tập trung nhưng có hồ sơ nhận trước ngày 01/01/2026 thì tiếp tục xử lý hoàn thành trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.

Theo lộ trình của Bộ, ngành chủ quản, các sở, ngành xây dựng cẩm nang Hỏi/Đáp các vấn đề thường gặp liên quan đến TTHC để cung cấp cho Văn phòng UBND tỉnh thực hiện việc công khai, phục vụ cho việc tra cứu, tham khảo. Cùng với đó, chủ trì, phối hợp với Trung tâm và các phường, xã rà soát việc cập nhật quy trình điện tử đảm bảo đầy đủ và đúng thành phần tham gia giải quyết TTHC cấp tỉnh, cấp xã; rà soát tài khoản thụ hưởng phí, lệ phí và mức phí, lệ phí của từng TTHC; cấu hình biên lai điện tử (Trường hợp Bộ, ngành cấu hình quy trình nội bộ). Chủ trì, phối hợp với phường, xã cấu hình tài khoản người dùng đối với từng TTHC cho từng quy trình nội bộ; cập nhật tài khoản thụ hưởng phí, lệ phí và mức phí, lệ phí của từng TTHC cấp tỉnh, cấp xã; cấu hình biên lai điện tử (Trường hợp Bộ, ngành giao địa phương cấu hình quy trình nội bộ). Chịu trách nhiệm tập huấn, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức của Sở, ngành và UBND cấp xã theo lĩnh vực phụ trách trong việc triển khai Hệ thống tập trung (bao gồm hệ thống chuyên ngành). Đề xuất thời điểm chấm dứt việc sử dụng Hệ thống VNPT-iGate tỉnh Gia Lai trong công tác giải quyết hồ sơ TTHC cấp tỉnh, cấp xã.

Ngoài ra, các sở, ngành cần thường xuyên đánh giá, giám sát chất lượng vận hành Hệ thống tập trung và đôn đốc UBND các xã, phường sử dụng Hệ thống tập trung của Bộ, ngành trong công tác giải quyết hồ sơ TTHC; làm đầu mối tổng hợp các khó khăn, vướng mắc, kịp thời phản ánh, kiến nghị Bộ chủ quản Hệ thống để khắc phục, đồng thời báo cáo UBND tỉnh để có chỉ đạo kịp thời.

Trong ngày 25/12/2025, UBND các phường/xã khẩn trương phối hợp với Sở, ngành cung cấp đầy đủ thông tin người dùng Hệ thống tập trung; tài khoản thụ hưởng theo lĩnh vực và yêu cầu của Sở, ngành. Cử cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp tham gia giải quyết TTHC tham dự đầy đủ các lớp tập huấn sử dụng Hệ thống tập trung. Phân công công chức, viên chức làm đầu mối phối hợp với các Sở, ngành chủ quản, rà soát từng TTHC đảm bảo 100% TTHC phải được thiết lập quy trình điện tử; rà soát tài khoản thụ hưởng phí, lệ phí và mức phí, lệ phí của từng TTHC và cấu hình biên lai điện tử. Thực hiện việc nhập hồ sơ và kiểm thử hệ thống tập trung, trường hợp phát hiện vướng mắc, bất cập thì phản hồi thông tin cho đầu mối Sở chủ quản hệ thống để trao đổi với Bộ, ngành liên quan khắc phục kịp thời.

Cùng với đó, UBND các phường/xã phải phân công cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm việc tiếp nhận hồ sơ trực tiếp và trực tuyến đối với các TTHC triển khai trên Hệ thống tập trung theo Thông báo của UBND tỉnh; đồng thời, quản lý tài khoản quản trị được cấp, chủ động thay đổi, điều chỉnh cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp tham gia giải quyết TTHC tại cấp xã.

UBND các phường/xã cần lưu ý, đối với các TTHC chưa triển khai trên Hệ thống tập trung thì tiếp tục nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh. Còn đối với các TTHC đã triển khai trên Hệ thống tập trung nhưng có hồ sơ nhận trước ngày 01/01/2026 thì tiếp tục xử lý hoàn thành trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh./.